Информация для страхователей (в т.ч. для бухгалтеров) о сроках хранения документов персонифицированного учета

В соответствии с постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п - с 2014 года для страхователей-работодателей была введена единая форма отчетности в ПФР, объединившая в себе отчетность по начисленным и уплаченным страховым взносам на ОПС в целом по организации, а также сведения индивидуального персонифицированного учета по каждому застрахованному лицу.

В соответствии со статьей 8 Закона № 27-ФЗ копии сведений, представляемых в Пенсионный фонд Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

По правилам статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2014 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Согласно Методическим рекомендациям «Экспертиза ценности и отбор в состав архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», согласованным 23.12.2014 Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве, индивидуальные сведения персонифицированного учета относятся к документам по личному составу.

В связи с изложенным, по мнению Департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц Пенсионного фонда РФ срок хранения страхователями индивидуальных сведений персонифицированного учета, входящих в состав Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1 (радел 6), составляет 50 лет.