Интервью у начальника управления ПФР в Калининском районе Шауловой Ольги Михайловны об изменениях в сфере пенсионного законодательства и обеспечения:

Ольга Михайловна, что дает переход на ведение трудовых книжек в электронном виде? В чем плюсы электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной? Одни плюсы, как для работодателей, так и для граждан. Во-первых, новая система повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности, а бумажная трудовая книжка может потеряться. Если гражданин, к примеру, потеряет бумажную трудовую книжку, а компания, в которой он работал, закроется, ему не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе Пенсионного фонда. Работодателю не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление. Работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками. Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Где будут храниться сведения электронной трудовой книжки?   Индивидуальный лицевой счет в Пенсионном фонде дополняется новым разделом «Сведения о трудовой деятельности», который будет содержать сведения: о приеме, увольнении, переводе работника, наименование должности, а также основаниях кадрового мероприятия.

         Пенсионный фонд выступает в качестве оператора, который представляет свои системы для хранения данной информации. Работодатель формирует  отчет со сведениями о трудовой деятельности своих работников, и представляет его в единую систему Пенсионного фонда России.

Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям? Главное уже сейчас начать проводить работы по информированию работников об изменениях в законодательстве обязательно в письменной форме.  Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки размещен на сайте Роструда. Уведомить работников необходимо до 30 июня 2020 года включительно. Работодателям следует проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать их в части вопросов, касающихся трудовых книжек. В тех организациях, где есть профсоюзы,  эту работу должны провести совместно, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

​

Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек? Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках? Первое, что нужно понять, - переход на электронные трудовые книжки будет постепенным. Каждому работнику нужно сделать выбор – перейти на ведение электронной книжки или оставить ведение бумажной трудовой книжки.

Работники, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной трудовой книжке фиксируются сведения, начиная с 2020 года.

Когда работнику нужно определиться с выбором ведения его трудовой книжки? До конца 2020 года включительно. Нужно будет подать работодателю письменное заявление о своем выборе. Информация о поданном заявлении работодателем будет передана в Пенсионный фонд и она отразится на лицевом счете работника.

Можно выбрать один вариант ведения трудовой книжки, потом передумать и перейти на другой вариант? Если работник выберет вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает ему потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет. А вот если работник выберет электронный вариант, то возврат на бумажную трудовую  книжку законом не предусматривается.

Какую отчетность нужно сдавать работодателям в связи с введением электронных трудовых книжек? С 1 января 2020 года у работодателей появился новый вид отчетности по форме СЗВ-ТД. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. Стоит отметить, что работодатель представляет сведения о трудовой деятельности о своих работниках в следующих случаях:

- при приеме на работу, перевода на другую работу, увольнения и других кадровых мероприятий, их всего 6, они перечислены в Порядке заполнения отчет по форме СЗВ-ТД, утвержденном постановлением Правления ПФР  № 730п. А также СЗВ-ТД представляется в случае подачи работником заявления о выборе ведения его трудовой книжки.

Каким образом страхователи сдают новую отчетность? Страхователи, представляющие отчетность в ПФР, а это ежемесячная отчетность СЗВ-М, годовая – СЗВ-СТАЖ, через провайдера, также направляют отчетность в ПФР по форме СЗВ-ТД по телекоммуникационным каналам связи. Для этого страхователь должен через своего провайдера направить в ПФР в электронном виде заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР. Страхователи, представляющие отчетность в ПФР через уполномоченных представителей (консалтинговые фирмы и иные организации, предоставляющие услуги по сдаче отчетности в ПФР), тем же способом представляют форму СЗВ-ТД.  Для этого страхователи должны подать в территориальный орган ПФР по месту регистрации на бумаге заявление на подключение к ЭДО ПФР и Уведомление о представлении полномочий представителю. И хотелось бы обратить особое внимание, все без исключения страхователи для представления СЗВ-ТД могут воспользоваться на сайте ПФР сервисом «Кабинет страхователя». Для этого необходимо пройти регистрацию в «Кабинете страхователя» и иметь УКЭП. Также страхователи с небольшой численностью работников имеют право сдать отчет на бумаге в территориальный орган ПФР. И все же, данный способ для работодателей не совсем удобный, так как с 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет представлять сведения  не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения. Таким страхователям мы рекомендуем приобретать УКЭП и сдавать отчетность через Кабинет страхователя.

Как будет происходить увольнение и оформление на новую работу, если гражданин откажется от бумажной трудовой, или ее у него уже не будет?

Работодатель внесет информацию об увольнении в свою электронную систему учета, и работнику в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока он у него работал. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде.

Новому работодателю гражданин для оформления предъявит трудовую книжку и выписку со сведениями о трудовой деятельности с 1 января 2020 года. Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника и в электронной форме с цифровой подписью.

Также сведения о своей трудовой деятельности с 1 января гражданин может запросить в территориальном органе ПФР или  в МФЦ.

Выписки, которые будут выдавать работодатели при увольнении, и выписки, полученные в Пенсионном фонде или МФЦ, чем-то будут отличаться? Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о работе у него (прием, переводы, увольнение). А в Пенсионном фонде, МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы. Просмотреть сведения электронной  трудовой книжки застрахованные лица могут через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР, портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки? Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Где можно посмотреть информацию, касающуюся Электронной трудовой книжки?

На сайте Пенсионного фонда в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по данной теме.